外籍员工・常驻人员的确定申告，首先取决于居住形态（居民・非永久居民・非居民）的区分，其次由所得种类决定。这一区分一旦判断有误，源泉征收金额本身就会发生变化，进而波及年末调整与确定申告两方面，因此应在赴任时・年初尽早确认。

01 谁需要办理确定申告（申告是否速查表）

要点在于，仅凭公司的年末调整就能完成全部纳税关系的情形是有限的。只要存在以下任意一种情况：来自海外总部的境外支付工资、RSU・股票期权等股票薪酬、赴任或回任发生在年度中途，就意味着年末调整未覆盖的部分需要本人办理确定申告。

02 年度 期限日历（令和7年度・2026年办理）

外籍员工的税务事项，公司一侧的提交义务与本人一侧的申告，全年交替发生。以下将令和7年度（2026年办理部分）的主要期限整理如下。若期限恰逢周六周日，则顺延至下一个办公日。

03 必备材料清单（本人／公司）

将材料区分为”本人准备”与”公司（人事・财务）准备”两部分，可有效防止课税范围判断遗漏。

本人准备材料

• 在留卡（记载在留资格・在留期限）——用于判定居住形态及身份确认
• 个人番号（My Number）——申告书・法定调书中需要填写
• 源泉征收票（境内工资）——将境内支付工资及源泉征收税额纳入确定申告的起点
• 境外支付工资的支付证明・工资明细（如有境外支付）——用于确定年末调整未覆盖、需申告的所得
• 股票薪酬（RSU/SO）的授予・权利确定（归属）・出售记录——授予、权利确定、出售各阶段课税关系不同，缺乏记录将无法计算所得
• 境外财产・境外账户余额资料（如适用）——合计超过5000万日元将产生境外财产调书提交义务
• 各类扣除证明（保险费・捐款・住房贷款等）——用于适用所得扣除・税额扣除

公司（人事・财务）准备材料

• 工资台账（境内支付・境外支付明细）——区分境内外课税范围的最重要资料
• 源泉征收簿・年末调整相关文件——用于核对源泉征收税额及确认年末调整覆盖范围
• 税负均等化（TEQ）／倒算工资（Gross-up）合同条件——判断公司负担税款是否课税的前提
• 赴任・回任辞令发布日期，在留资格变更・更新记录——确定居住形态切换日期，判断出境时手续是否需要

04 公司（人事・财务）应做的事项

与本国员工最大的不同在于，外籍员工的课税关系往往无法仅凭公司的年末调整完成。境外支付工资・股票薪酬・年度中途赴任等情形均不在年末调整范围内，需要本人办理确定申告。人事・财务部门若能在年初把握以下三点，可大幅减少后续返工。

• 筛查对象：对照速查表，列出需要办理确定申告的员工名单，境外支付工资・RSU・年度中途赴任者需特别注意
• 统一整理材料：将公司一侧材料（工资台账明细・TEQ条件・辞令发布日）按对象人员统一整理，可减少与本人・税务师之间的往返沟通
• 提交调书：外国母公司股票薪酬调书（次年3月31日）是公司一侧容易遗忘的义务，如有适用对象应将期限固定在日程表中

若企业同时拥有多名常驻人员・外籍员工，将判定・材料整理・调书提交整体委托给专业机构，可大幅减轻人事部门的确认负担并降低判断失误的风险。

05 常见问题

Q. 外籍员工的确定申告可以由公司代办吗？

公司无法代替本人提交申告书，但由公司出资、委托税务师协助本人申告是常见做法。税务师可从材料收集到申告书制作全程协助本人，也可同时受理多名常驻人员的委托。

Q. 可以用英语沟通吗？

可以。ESPERANZA CONSULTING GROUP 由BIG4出身的专业团队组成，可提供英语・中文的确定申告支持，与员工本人之间的沟通也可全程以外语完成。

Q. 可以批量委托多人吗？费用大概多少？

支持多人批量委托。费用根据申告内容的复杂程度（是否涉及境外支付工资・股票薪酬等）分级计算，具体总额将根据人数及内容单独报价。

Q. 只想先咨询一件个案，应该怎么做？

可以利用单次咨询服务，从确认单个案例是否需要申告开始。

外籍员工・常驻人员的确定申告，可以通过以下三个步骤完成大部分实务：①根据居住形态与所得判断是否需要申告；②由公司与本人分别掌握全年期限；③双方无遗漏地备齐必备材料。尤其需要注意的是，境外支付工资・股票薪酬・年度中途赴任者往往无法仅凭年末调整完成课税，需要本人办理确定申告；此外，外国母公司股票薪酬调书（次年3月31日）与境外财产调书（次年6月30日）等公司与本人一侧的期限，与所得税申告期限并不一致，是实务中容易出现疏漏之处。