外籍雇员工作签证和资格证书 (COE) 完整指南 [2026 年版] |从招聘到加入、续约的公司流程

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国外招聘🔵完整指南
外籍雇员工作签证和资格证书 (COE) 完整指南 [2026 年版] |从招聘到加入、续约的公司流程
当决定聘用外籍员工时，人力资源人员首先要做的就是办理在留资格，即所谓的工作签证的手续。这是行政书士从接收外籍员工的企业角度编写的基本指南，包括引进外籍员工时的资格证书（COE），技术、人文和国际工作的要求，入职时的确认义务和通知，以及更新和换工作时的应对措施。每次系统更改时，此页面都会更新。

最后更新时间：2026 年 8 月 1 日

什么是工作签证？总图及3类居住状况
从招聘到入职——COE路线与转行路线
执业资格证书 (COE)
工程师/人文专家/国际服务要求（工程师国家）
技术国家以外居留就业状况概述
公司方义务：聘用时的确认和通知
更新、换工作和退休的程序
常见的拒绝模式
聘请专家的优势
常见问题 (FAQ)
概括

01什么是工作签证？——总体图及3类居留资格分类

“工作签证”并不是一个正式的法律术语。允许外国人在日本中长期居留和工作的资格称为“在留资格”，本文中为了方便起见，将允许工作的在留资格称为“工作签证”。

严格来说，“签证”和“在留资格”也是不同的制度。签证是日本驻海外大使馆或领事馆签发的入境证明，在留资格是在日本居住和工作的合法资格。在人力资源实践中，它们通常被统称为“工作签证程序”，但如果您了解了这种区别，就会更容易理解资格证书（COE）的地位，这将在后面讨论。

图1：“签证”与“居留身份”的区别——“工作签证”是允许工作的居留身份的便利用语。

从招聘实践来看，将在留资格分为以下三类比较实用。

分类	主要居留身份	是否工作
就业（基于活动）	科技/人文/国际工作、特定技能、高技能专业人员、经营/管理、公司内部调动、护理、技能等	只能在各在留资格规定的工作范围内工作。
Status-based（基于状态/状态）	永住者、日本人的配偶者、永住者的配偶者等、定住者	无活动限制。无论工作类型如何，您都可以工作。
原则上不允许上班	出国留学、家庭住宿等	仅在获得资格外活动许可的情况下才可以（原则上每周留学时间不得超过 28 小时）

人力资源管理者应该牢记两点。首先，由于具有身份在留资格的人无论从事何种工作都可以雇用，因此公司只需了解在留期限并提交下述申报即可。其次，由于劳动相关在留资格只允许您在该资格允许的工作范围内从事工作，因此公司的首要工作是确认您所雇用的工作内容与您的在留资格相符。如果这一确认不正确，将直接导致促进非法就业的风险，这一点将在后面讨论。

02从招聘到入职——COE路线与转行路线

聘用外国人的在留资格手续根据候选人所在地和在留资格的不同，大致可分为三种模式。

模式A：吸引海外人士（COE路线）

接收公司的员工可以在境外代表申请人申请COE，因此实践中，由公司牵头申请COE的情况比较常见。详细内容将在下一章中解释。

模式B：雇用居住在日本的外国人（变更路线）

一个典型的例子是招收新的国际学生。申请将在留资格从“留学”变更为“技术人员/人文专家/国际业务”等的在留资格许可，获得许可后即可开始工作。您可以从即将毕业的阶段开始准备申请，但筛选过程需要一定的时间，因此从就业日期开始倒数尽早开始很重要。未经许可，您不能开始工作。

模式 C：雇用换工作做类似工作的人

如果您聘用的人员已经具有工程师国家等相同工作范围的工作资格，则无需申请居留身份变更。然而，有一些实用的要点需要牢记，例如本人的通知义务和工作适合性确认（工作资格证明）（第 7 章中说明）。

此外，在很多情况下，从海外引进员工时，公司会支付差旅费和初始住房费用，而这些费用的处理也是工资税的问题。通过在设计聘用条件阶段检查公司的税负和外籍员工的津贴，可以防止他们加入公司后返工。

03资格证书（COE）实践

在留资格认定证明书（以下简称“COE”）是法务大臣在入境前证明外国人打算在日本进行的活动是否符合登陆条件（在留资格的资格、登陆许可标准的适合性等）的文件。在申请签证或落地审查时出示COE，审查就能顺利进行。由于海外人才引进的实际工作都是围绕这个COE展开的，我们将人力资源管理者应该牢记的要点整理为四点。

图2：COE路线总体流程——标准办理周期为1至3个月，COE有效期一般为签发后3个月（截至2026年7月）

① 受理企业可主动提出申请。

申请人本人为外国人，但受理机构（公司）的工作人员可以代为申请。申请应向受理企业所在地的地方入国管理局提出申请，也可以使用在线居留申请系统进行在线申请。许多所需文件由公司准备，例如雇佣合同、公司注册证书、财务报表和雇佣原因。

② 标准处理周期为1至3个月

COE发放申请的标准处理周期为1至3个月（截至2026年7月）。由于金额根据申请时间（4月加入前等旺季）和项目内容而有所不同，因此需要为预计的加入日期制定一个有充足时间的日程表。

③有效期自签发之日起基本为3个月。

签发的COE有效期一般为3个月，您必须在该期限内办理签证并申请落地（移民）。基本做法不是“拿到证明后确定就业日期”，而是从预计就业日期开始倒推，规划申请期限。

④ 2023 年起数字化——可通过电子邮件接收

从 2023 年 3 月 17 日起，COE 将能够通过电子邮件接收电子交付。以前，需要通过国际邮件向当事人发送纸质证明，但有了电子COE，收到证明的人可以在申请签证和落地检查时在智能手机屏幕上出示该证明。除非有特殊情况，否则值得考虑使用电子投递，因为它可以减少向海外邮寄文件的时间和成本，以及丢失的风险。

请注意，COE 的签发并不保证签证或着陆许可的签发。此外，如果前提在发布后发生变化，例如更改职位描述或拒绝工作机会，则不能按原样使用。

04科技/人文/国际服务要求（工程师国）

对于雇用外国人的公司来说，最广泛使用的就业居留身份是“工程师/人文专家/国际服务”（为方便起见，本文简称为“工程师国家”）。在招聘所谓的工程师等白领工作、企划、销售、会计等办公室工作、口译/笔译、海外交易工作时，我们首先考虑该资格的适合性。适用以下三类工作：

技术：需要理工科等自然科学领域技术和知识的工作（系统工程师、机械设计等）
人文知识：需要法律、经济、社会学等人文领域知识的工作（策划、销售、营销、会计、人力资源等）
国际工作：需要基于外国文化的思考和敏感性的工作（翻译/口译、语言指导、海外交易工作、设计等）

要求①：学历或工作经验

对于“技术”和“人文”类别，基本路线是从大学毕业，主修与您从事的工作所需的技能和知识相关的学科（包括短期大学和研究生院，以及海外大学。技术学院也与大学的判断方式相同），或者在日本职业学校完成专业课程并获得专家或高级专家称号。达不到要求的，可以用10年以上工作经验代替（大学等相关专业学习时间也计算在内）。

另一方面，对于“国际工作”类型，没有基于教育背景的替代途径。除从事翻译/口译、语言教学、公共关系、广告、海外贸易、服装/室内装饰设计、产品开发等工作外，还需有3年或以上相关工作经验。然而，如果大学毕业生从事翻译、口译或语言教学，则不需要实践经验。

请注意，通过“技能实习”和“特定技能”获得的经验在此不被视为实践经验。

出处：出入国在留管理厅《关于‘技术·人文·国际业务’在留资格的明确》（2020年4月最终修订）

条件②：与日本人同等以上的报酬

要求是“至少与日本人从事该工作所获得的报酬相同”。由于工资水平是根据在同一家公司工作、从事同类工作的日本员工的平衡来确定的，因此不能以外国人身份为由降低工资水平。

要求③：工作内容与职业的相关性/工作的适用性

将根据申请人的专业/工作经历与实际工作内容之间的关系来评判申请人。此外，由于工程师资格是基于学术背景的工作资格，因此不可能以简单的工厂生产线工作、客户服务或出纳工作等现场工作作为主要工作。这种“工作内容的适宜性”是招聘中最常见的一点。

要求④：使用语言技能的人际工作必须“相当于CEFR B2”（2026年4月15日起）

当从事主要需要语言技能的人际工作，如笔译/口译或酒店前台工作等客户服务时，假定该人在工作中使用的语言具有相当于CEFR/B2的熟练程度，如果不满足这一点，申请人将不会被视为从事“一定水平以上的工作”。对于日语，满足以下条件之一相当于B2：日语能力考试N2以上、BJT商务日语能力考试成绩400分以上、日本大学毕业（包括在技术学院或专门学校修完专门课程，前提是专业科目与工作内容有关系）、中长期在留20年以上、完成日本义务教育+高中毕业。对于日语以外的语言，将根据该语言是母语还是官方语言进行评估。

对于2026年4月15日之后提出的申请，如果受理公司属于第3类或第4类，则需要提交证明文件（在筛选过程中也可能需要第1类和第2类）。即使您是目前居住在日本的雇员，如果您的工作内容发生变化或您换工作且您的工作主要涉及需要语言技能的人际工作，您也需要在下次续签申请时提交。

出处：出入国在留管理厅《关于从事笔译、口译等使用语言能力的工作时的在留资格的明确》（附件4）

入职时的实训处理

录用应届毕业生等时，在就业开始时，作为职业道路的一部分，允许进行现场培训（商店、工厂等的实习），只要在考虑到整个居留期限的合理范围内即可。入国管理局的指导方针规定了这一概念，在申请时提出并解释培训计划是一个很好的做法。

根据公司规模（类别体系），需提交的文件有所不同

对于来自工程师国家的申请，受理企业分为第1类（上市公司等）、第2类（上一年度预扣税1000万日元以上等）、第3类（1000万日元以下，且已提交法定备案总额）、第4类（其他/新设立公司等），并且第1类和第2类需提交的文件大幅简化。然而，文件数量的减少只是举证责任的问题，考试本身的观点，例如工作内容的适用性和报酬的等同性，并没有改变。

另外，自2026年4月15日以后申请的第3类、第4类申请中，追加提交“所属机构代表人声明书”（参考格式）（适用于所有在留资格认定证明书交付申请、在留资格变更许可申请、在留期间更新许可申请）。

资料来源：出入国在留管理厅《在留资格：工程师/人文专家/国际业务》通知

图3：三类工程师国家和主要要求——类别1和类别2简化了提交文件

05 工程师国家以外居留就业状况概述

根据要雇用的工作和人力资源，可以选择工程师国家以外的居住身份。以下是主要内容的概述（截至 2026 年 8 月）。

具体技能：能够处理现场工作的目标领域

这种在留资格是为了接收劳动力短缺领域的人而设立的。据入国管理局《部门信息》显示，截至2026年6月1日，可以接受申请人的领域有17个（护理、建筑、农业、食品和饮料制造、餐饮业、建筑清洁、布草供应等）。 2024年新增汽车运输业、铁路、林业、木材业，2026年新增亚麻供应。此外，2026年1月23日的内阁决定决定增设物流仓库和资源流通，目前正在为开始验收做准备（截至2026年8月）。该职位的一个显着特点是，可以从事技术国家不允许的实地工作，而通过各领域的技能考试或日语考试是先决条件。接收企业（特定技能附属机构）需要具有与技能工人所在国不同的管理系统，因为它们需要承担特定义务，例如制定和实施针对第一类特定技能外国人的支持计划并定期通报。

资料来源：出入国在留管理厅《特定技能领域信息》（2026年6月1日现在）

高技能人才——积分优惠资质

这是根据教育背景、工作经历、年收入等获得积分的高技能人才授予的在留资格。有5年在留期限、允许多种活动、放宽永久居留许可要求等优惠措施，值得与日本工程师在高薪招聘高技能人才时考虑。

公司内部转账——海外地点转账

这是针对从海外总公司、分公司或关联公司调动到日本基地的员工的在留资格。工作范围与工程师国家相同，但需要在调任前在相关海外基地连续工作至少一年，并且在这种情况下，申请人的教育背景不受质疑。对于集团内部调动，您必须比较并选择哪条路线更合适：技术国家或公司内部调动。

管理/行政——接受高管和管理层

这是在日本企业担任经理/经理的在留资格。 2025年10月16日生效的修订大幅收紧了新标准，包括资本3000万日元或以上、一名或多名全职员工、日语要求、管理经验或学术背景、商业规划专家确认以及独立的商业机构。现有居民申请有过渡措施，截止日期为2028年10月16日，即使不符合新标准，也会根据业务情况等进行综合判断。如果您的业务涉及设立外国公司的日本子公司或派遣高管，请查看商务和管理签证完整指南中的最新要求。

其他就业资格

在留资格是根据工作种类来决定的，例如外国料理厨师为“技能”，护理员为“护理”，大学教师为“教授”。不属于任何在留资格的工作将不会被视为工作相关资格，因此在招聘计划阶段检查其适合性非常重要。

06 公司方义务——入职时的确认和通知

雇用外国人时，不仅需要了解申请在留资格的程序，还需要了解公司所承担的确认和通知义务。

① 在留卡的确认——就业前的必要检查

另外，自2026年6月14日起，开始运营与个人编号卡一体化的“特定在留卡”。获得一张是自愿的，现行格式的居留卡将继续有效，因此目前，现行格式、新格式和指定居留卡将并存。尽管无论格式如何，要检查的项目都是相同的，但在考虑格式差异的情况下查看内部身份验证手册是安全的。

聘用前，请用在留卡原件确认以下三点。

在留资格和在留期限：是否已过期，您计划的工作是否在在留资格允许的范围内？
是否有工作限制：“无工作限制”（基于身份）、“仅允许基于居留身份的工作活动”或“不允许工作”
资格外活动许可：如果不能工作（留学、探亲等），请在卡背面确认在留资格外活动许可。留学生打工原则上每周最多28小时（长假期间每天最多8小时）

另外，还可以通过出入国在留管理厅提供的“在留卡号码废止信息查询”来确认所出示的卡号码是否已过期。作为针对假卡的对策，建议与原始验证结合使用。

鼓励非法就业将受到刑事处罚。

② 外国人就业状况通知书——每次聘用/离职时都需要

根据劳动政策综合推进法，所有雇主在聘用或离职外国人（特别永住者及外交、公务在留资格者除外）时，必须将其姓名、在留资格、在留期限等通知Hello Work。如果您希望加入雇佣保险，请填写《取得资格通知书》或丧失资格通知书（在职的次月 10 日之前，离职的次日起 10 天内），如果您不符合加入雇佣保险的资格，请使用专用表格提交通知（在职和离职的次月月底之前）。如果未提交申报或提交虚假申报，可能会被处以最高 30 万日元的罚款。

资料来源：厚生劳动省《关于外国人就业状况的申报》

③ 向入国管理局提交的《关于接收中长期居留者的通知》（努力的义务）

除了向Hello Work进行申报外，雇主在雇用或终止雇用具有工作资格（“艺术”、“宗教”、“新闻”、“技能实习”和“特定技能”除外）的外国人时，还必须努力向入国管理局提交“中长期居留者接收通知书”（这是一项努力义务，而不是涉及处罚的义务）。如果您向Hello Work汇报，则可以省略一些程序，因此如果您整理好公司需要的通知，运营将会更加稳定。

出处：出入国在留管理厅《关于接收中长期居留者的通知》

④ 跟进相关人员的通知

具有工程师等国家工作资格的人员，在名称变更、合同终止、合同终止或与签约机构（工作场所）签订新合同（附属（签约）机构通知）之日起14天内，有义务向出入国在留管理厅申报。虽然该人本人负责通知，但公司最好在加入或离开公司时发布公告，因为不通知可能不利于该人下次续签或永久居留许可的申请。

图4：就业前居留卡确认及就业/离职时通知——鼓励非法就业将受到刑事处罚

⑤ 入职后的薪资及税务事宜

加入公司后，您将开始针对外国就业的薪资实践，例如确定您是居民还是非居民、预扣税、年终调整以及适用税收协定。外籍员工的工资、预扣税和年终调整的解释中总结了实用细节。

07更新、换职、退休手续

延长居留期限：期满前3个月开始准备

原则上，从在留期限届满前3个月开始受理在留期间更新许可的申请。如果在有效期内申请，有特殊期限制度，即使在审查期间超过有效期，也可以在该国合法居留，直到处置或有效期后两个月（以最早者为准）。但是，由于在特殊期间出国出差存在再入境风险等操作上的考虑因素，所以提前申请很重要。

图5：居留期限更新时间线——有效期满前三个月开始申请，有效期满之前补办的，可享受特殊期限。

更新所需的主要文件是申请表、照片、护照和居留卡，以及取决于公司类别的文件。技术国家类别1、2原则上不需要额外提供文件，而技术国家类别3、4则需要居民税纳税证明、纳税证明等文件以及表明业务内容和财务结算状况的文件。更新审查时，会检查您在日本居留期间的活动状况以及纳税、社会保险和申报义务的情况，但在实践中，不缴纳或未申报住民税成为障碍的情况很多。解释一下签证续签和税务之间的关系，有助于续签前的自查。

接受跳槽者：“因为拥有相同的在留资格而无所作为”是危险的

具有工程师资格的人员如果转为同种工作，则无需申请居留资格变更。但请注意以下两点。

本人通知：如上所述，本人负责在变更承包机构（终止先前合同或签订新合同）后 14 天内进行通知。
适合工作的确认：公司也会考虑您跳槽后从事的工作是否在您的在留资格范围内，如有疑问，可以通过申请就业资格证明书向入国管理局确认。

虽然不是必须取得工作资格证明书，但可以提前确认转职后是否可以工作，减少下次更新时发现工作实际上不属于在留资格范围的风险。如果您的工作内容与之前的工作不同或者您担心其与您的专业的相关性，那么值得考虑参加该认证。

退休或返回日本时该怎么办

外籍员工退休回国后，需要办理居民税一次性征收、税务管理、预提税、一次性提款等多项税务和社会保险手续。详情请参阅外籍人士/员工回国/退休时的纳税说明。

08 常见的不允许模式

出入境检查是申请人用文件证明其符合要求的制度。如果证据不足，申请就会被拒绝，所以在很多看似符合要求但申请被拒绝的情况下，原因实际上是证明的设计。在就业相关的申请中常见以下模式：

工作内容适用性不够：工作实际状况判断以简单工作和现场工作为主（工程师国家的典型拒绝类型）
与专业/职业缺乏相关性：未能解释该人的专业/工作经历与他们计划从事的工作之间的联系。
薪酬平等疑虑：薪资设定低于从事类似工作的日本员工
对公司稳定性和连续性的怀疑：由于新成立的公司或业绩不佳，缺乏文件证明业务和就业可以继续。
对用工必要性的质疑：用工计划的解释不自然，例如员工数量相对于公司规模和工作量来说较大。
申请文件之间存在冲突：雇佣合同、雇佣原因、个人经历等存在矛盾。
居住身份不合格：出国留学期间有过度活动史（每周超过28小时）以及违反通知义务

重要的一点是，其中许多并不是因为“不符合要求”，而是“无法以书面形式证明他们已经满足要求”。在这个领域，结果可能会因证明设计而异，例如在书面就业理由中具体描述工作内容和职业经历之间的关系，或者在组织结构图或培训计划中显示工作的现实。此外，一旦您的申请被拒绝，您的申请将根据该记录进行审核，因此如果您重新申请，您将需要根据拒绝的原因提供额外的解释。初始应用程序的设计是关键。

09聘请专家的优势

工作签证的申请代理（更准确地说，是申请文件的准备和申请的中介）可以向通知申请代理的行政书士等请求。从公司的角度来看，请求有三个主要好处。

减轻到入国管理局的负担：如果由行政书士办理申请，则基本消除到入国管理局的负担。
证明设计：根据上一章的拒绝模式，可以从筛选的角度设计聘用理由陈述、职位描述和说明材料。
日程和期限管理：可以从入职之日起倒数设计申请期限，对每位员工的停留期限、续签期限、通知期限进行系统化管理。

然而，询问专业人士并不能保证获得许可。选择客户时要考虑的关键点是，在可能出现分歧的情况下，他们是否会解释风险和对策，以及在不太可能发生许可被拒绝的情况下，他们是否会确认原因并提供重新申请的政策。

此外，外国人的就业并不仅仅是通过在留资格来完成的。税务和劳工事务仍在继续，包括工资、预扣税、社会保险、年终调整，在某些情况下甚至包括个人的最终纳税申报表。 ESPERANZA CONSULTING GROUP由注册会计师、税务师、行政书士组成，提供从申请居留资格到就业后税务事宜的全面支持。关于建立外籍员工接纳制度的说明中也解释了建立外籍员工接纳制度的概念。

对于考虑外籍员工招聘和居留资格手续的公司负责人

我们的注册会计师、税务会计师和行政书士为您提供一站式支持，从申请资格证书（COE）、变更和更新到就业后的工资和税务事宜。请从招聘策划阶段就联系我们。

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10 个常见问题 (FAQ)

问：什么是资格证书 (COE)？它和“签证”有什么不同吗？

COE是法务大臣在进入日本之前证明外国人计划在日本进行的活动符合登陆条件的文件。另一方面，签证是日本驻海外大使馆或领事馆签发的入境证明，两者的手续有所不同。对于海外招聘，标准程序是在收到COE后申请签证。 COE的有效期一般为3个月，标准处理周期为1至3个月（截至2026年7月）。

问：从申请COE到加入公司需要多长时间？

标准办理周期为1至3个月，在此之前您还需要准备好材料，之后还需要申请签证并做好旅行准备。因此，实际情况是，预计从收到工作邀请到加入公司大约需要 3 至 6 个月的时间，并从预定的加入日期倒算尽早开始。这取决于申请旺季和项目内容。

问：企业在招聘应届毕业生的国际学生时应该怎么做？

申请人需要申请将在留资格从“留学”变更为“技术人员国家”的许可，公司将准备雇佣合同、登记事项证明书、财务报表、雇佣理由等公司方面的文件来支持申请。由于在变更获得批准之前无法开始工作，因此调整加入日期和审核期限非常重要。另外，在校期间的打工活动如果超出了在留资格以外的活动许可范围（原则上每周28小时以内），在变更审查过程中可能会对您不利。

Q. 外籍员工的家属可以来日本吗？

由技术工人等具有工作身份的雇员赡养的配偶和子女可以以“家属”居留身份入境。与家人一起居住的人原则上不允许工作，只能在其允许的范围内打工，从事先前授予的在留资格允许的活动以外的活动。如果子女被安置为受抚养人，则需要单独确认有关税收和社会保险的处理。

Q. 如果我聘用技术国家的转职人员，是否需要办理签证手续？

如果工作属于同一类型，则无需申请变更居留身份。但是，申请人有义务通知承包机构（14天内），公司有义务通知国外就业状况（Hello Work）。如果您的工作内容与之前的工作内容不同，您可以在申请就业资格证明书时确认您的新工作属于您的在留资格范围内，从而降低下次续签的风险。

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外籍员工纳税申报完整指南|单击此处获取就业后的税务信息

11 总结

在接收外籍员工时，您可以按以下步骤进行组织：1）确认拟聘用工作的适合性和居留身份，2）确定路线（来自海外的COE，国家变更，工作变更报告），3）雇用时检查居留卡并报告外国人雇用状况，4）管理加入公司后的更新，通知和截止日期。您不会失去全局。如果证据不足，移民审查往往会拒绝批准，而就业理由陈述和解释材料的设计将决定结果。即使在完成了获得居留身份的手续后，工资、预扣税、年终调整和最终纳税申报表等税务事项仍会继续。由于系统变化（增加特定技能领域、新的管理和管理标准、COE数字化等）预计未来还会继续，因此此页面将随着每次修订而更新。请通过本页面上的支持台联系我们，了解有关单独应用程序设计和内部系统创建的信息。

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