01 就业签证是什么——在留资格的整体分类

“就业签证”并非日本法令上的正式用语。外国人在日本中长期居留并从事活动所需的资格，正式名称为”在留资格”。本文为方便说明，将其中允许就业的在留资格统称为”就业签证”。

严格来说，”签证（査证）”与”在留资格”是两种不同的制度。签证是海外的日本大使馆・领事馆为入境而签发的证明，在留资格则是在日本境内居留并从事活动的法律资格。人事实务中常将两者笼统地称为”就业签证手续”，但先理清这一区别，有助于理解后文在留资格认定证明书（COE）的定位。

从招聘实务的角度看，把在留资格分为以下3组来把握较为实用。

人事负责人需把握两个要点。第一，持有身份类在留资格的人不限职种均可雇用，公司方面的手续只需掌握在留期限并履行后述的申报即可。第二，就业类在留资格只能从事该资格认可范围内的业务，因此确认拟录用岗位的工作内容是否与本人在留资格相符，是公司要做的第一件事。这一确认若出错，将直接关系到后文提到的助长非法就业的风险。

02 从录用到入职——COE路线与变更路线

外国人录用的在留资格手续，会因候选人”当前身处何地、持有何种在留资格”而大致分为3种模式。

模式A：从海外招揽人才（COE路线）

1. 签订雇用合同：确定工作内容与报酬，此阶段需研判在留资格的适配性。
2. 申请COE交付：由接收企业方主导向地方出入国在留管理局申请，标准处理期限为1〜3个月（截至2026年7月）。
3. 申请签证（査证）：将交付的COE发送给本人（可电子交付），本人在当地日本大使馆・领事馆申请签证。
4. 入境・开始就业：经上陆许可取得在留资格，领取在留卡后正式入职。

COE交付申请可由接收企业的职员作为代理人代替身处海外的本人办理，因此实务中通常由公司主导推进。具体将在下一节详述。

模式B：录用已在日本境内的外国人（变更路线）

典型情形是应届录用留学生。需办理从”留学”变更为”技术・人文知识・国际业务”等资格的在留资格变更许可申请，获批后方可开始就业。虽然可在预计毕业阶段就开始准备申请，但审查需要一定时间，建议从入职日倒推尽早着手办理。获批前不可开始工作。

模式C：录用从事同类工作的转职者

若录用对象已持有技人国等就业类资格，且从事的业务范围相同，则无需办理在留资格变更申请。但本人负有申报义务，公司也需确认业务适配性（可申请就劳资格证明书），这些实务要点将在第7节说明。

此外，从海外招揽人才时，公司常常承担交通费、住房初期费用等，这部分费用的处理会涉及薪资课税问题，建议在设计录用条件阶段一并确认相关税务处理，以避免入职后返工。

03 在留资格认定证明书（COE）实务

在留资格认定证明书（Certificate of Eligibility，本文简称”COE”）是法务大臣在外国人入境前，就其拟在日从事的活动是否符合上陆条件（在留资格适配性、上陆许可基准符合性等）出具的证明文件。在签证申请及入境审查时出示COE，可使审查更顺畅。从海外招揽人才的实务基本围绕COE展开，人事负责人需把握以下4个要点。

① 申请可由接收企业主导办理

申请人虽是外国人本人，但接收机构（企业）的职员可作为代理人提出申请。申请提交至接收企业所在地管辖的地方出入国在留管理局，也可通过在留申请在线系统办理网上申请。雇用合同书、公司登记事项证明书、结算文件、雇用理由书等大部分必要材料由公司方面准备。

② 标准处理期限为1〜3个月

COE交付申请的标准处理期限为1〜3个月（截至2026年7月）。会因申请时期（如4月入职前的高峰期）及案件内容而有所变动，需为入职日预留充裕的时间安排。

③ 有效期原则为交付之日起3个月

交付的COE有效期原则为3个月，需在此期间内完成签证申请直至上陆申请（入境）。实务基本原则是从预定入职日倒推设计申请时间，而非”拿到COE后再定入职日”。

④ 2023年起电子化——可通过邮件接收

自2023年3月17日起，COE可通过电子邮件方式电子交付。此前需将纸质证明书通过国际邮寄送达本人，而电子COE则可由本人在签证申请及入境审查时以手机画面出示。这能减少海外邮寄所需天数与费用及遗失风险，若无特殊情况，值得考虑采用电子交付方式。

需注意的是，COE的交付并不等于承诺签证一定会签发或上陆许可一定会获批。此外，交付后若工作内容发生变更或本人放弃入职等前提条件改变，该COE将无法继续使用。

04 技术・人文知识・国际业务（技人国）的要件

企业录用外国人时使用最广泛的就业类在留资格是”技术・人文知识・国际业务”（本文简称”技人国”）。工程师、企划・营业・财务等事务类职种，以及翻译・口译、海外业务等所谓白领职种的录用，首先都需研判是否符合该资格。适用的业务分为以下3种类型。

• 技术：需要理学・工学等自然科学领域技术・知识的业务（系统工程师、机械设计等）
• 人文知识：需要法律学・经济学・社会学等人文科学领域知识的业务（企划、营业、市场营销、财务、人事等）
• 国际业务：需要具备外国文化背景的思维・感受性的业务（翻译・口译、语言指导、海外业务、设计等）

要件①：学历或实务经验

在“技术””人文知识”类型中，基本路径是从事的业务需与所学专业相关，且大学毕业（含短期大学、研究生院，海外大学也适用；高等专门学校按大学同等对待），或修完日本专修学校的专门课程并取得专门士・高度专门士称号。若不满足上述条件，可用10年以上实务经验替代（在大学等专攻相关科目的期间也可计入）。

而“国际业务”类型没有以学历替代的路径。除须从事翻译・口译、语言指导、公关、宣传、海外业务、服装・室内装潢设计、商品开发等业务外，还需具备3年以上相关业务实务经验。不过，大学毕业者从事翻译・口译・语言指导工作时，不要求实务经验。

需注意，通过”技能实习””特定技能”积累的经验，不计入此处所称的实务经验。

资料来源：出入国在留管理厅《关于明确”技术・人文知识・国际业务”在留资格的说明》（最新修订：令和8年4月）

要件②：不低于日本人同等水平的报酬

报酬需“不低于日本人从事同一工作时可获得的报酬水平”。判断标准是与同公司从事同类业务的日本籍员工薪资水平相衡量，不允许以外国人身份为由压低薪资标准。

要件③：工作内容与经历的关联性・业务适配性

审查会核实所学专业・职业经历与实际从事工作内容之间的关联性。此外，由于技人国是以学术素养为背景从事业务的资格，工厂流水线上的简单作业、接待・收银等一线现场工作不能作为主要工作内容。这一”工作内容适配性”是招聘实务中最容易出问题的环节。

要件④：以语言能力为主的对客业务须达到”CEFR B2相当”水平（自2026年4月15日起）

从事翻译・口译，或酒店前台接待等以语言能力为主的对客业务时，本人须具备该业务所用语言相当于CEFR B2的能力，否则将不被认定为从事”一定水准以上的业务”。就日语而言，日语能力测试N2以上、BJT商务日语能力考试400分以上、日本大学毕业（含高等专门学校・专修学校专门课程修毕，且专业与工作内容相关）、作为中长期在留者居留20年以上、完成日本义务教育并高中毕业，均可视为相当于B2水平。日语以外的语言，则以是否为母语・官方语言等作为评判依据。

自2026年4月15日起提交的申请中，若接收企业属于类别3・4，须提交相关证明材料（类别1・2在审查过程中也可能被要求提供）。在职员工若因工作内容变更或转职而转为以语言能力为主的对客业务，则须在下次更新申请时提交相关材料。

资料来源：出入国在留管理厅《关于明确从事翻译・口译等以语言能力为主的对客业务时在留资格的说明》（附件4）

入职初期现场实习的处理

应届录用等情形下，若作为职业发展路径的一部分，在入职初期安排现场实习（在门店・工厂等进行实训），只要从整个在留期间看属于合理范围，则有被认可的余地。出入国在留管理厅的指引中说明了相关判断思路，建议在申请时一并提交实习计划加以说明，作为稳妥的实务做法。

依公司规模而异的提交材料（类别制）

技人国申请中，接收企业被划分为类别1（上市公司等）、类别2（上年度工资所得预扣税额1000万日元以上等）、类别3（不足1000万日元但已提交法定调书合计表）、类别4（其他・新设公司等），类别1・2的提交材料将大幅简化。不过材料减少只是举证负担的差异，工作内容适配性、报酬同等性等审查关注点本身并无变化。

另外，自2026年4月15日起提交的申请，类别3・4新增须提交《所属机构代表人相关申报书》（参考格式）（在留资格认定证明书交付申请、在留资格变更许可申请、在留期间更新许可申请均适用）。

资料来源：出入国在留管理厅《在留资格”技术・人文知识・国际业务”相关通知》

05 技人国以外的就业类在留资格概览

视录用的岗位与人才而定，技人国以外的在留资格也可能成为选项。以下概览主要类型（截至2026年8月）。

特定技能——可从事一线现场工作的领域

为解决人手短缺领域用工问题而设立的在留资格。据出入国在留管理厅《领域别信息》，截至2026年6月1日，可接收的领域共17个（护理、建筑、农业、饮料食品制造业、餐饮业、楼宇清洁、床上用品租赁业等）。2024年新增了汽车运输业・铁路・林业・木材产业，2026年新增了床上用品租赁业。此外，2026年1月23日内阁会议决定新增物流仓储・资源循环领域，相关公告等配套制度正在推进中（截至2026年8月）。其特点是可从事技人国资格无法认可的一线现场工作，前提是需通过各领域的技能考试・日语考试等。接收企业（特定技能所属机构）须承担针对1号特定技能外国人制定并实施支援计划、定期申报等特有义务，管理体系与技人国不同。

资料来源：出入国在留管理厅《特定技能 领域别信息》（截至2026年6月1日）

高度专门职——积分制优待资格

依据学历・职业经历・年收入等折算积分，达到基准分的高端人才可获得该在留资格。设有授予”5年”在留期间、允许从事复合性活动、放宽永住许可条件等优待措施，对于薪资水平较高的专业人才录用，值得与技人国一并考虑。

企业内转勤——来自海外据点的调动

适用于从海外总部・分支机构・关联公司调至日本据点的员工。业务范围与技人国相同，但要求调动前在海外关联据点连续任职1年以上，此种情形下不问本人学历，是该资格的特点。集团内部调动时，需比较技人国与企业内转勤两条路径，选择更合适的一种。

经营・管理——录用高管・经营层

适用于作为日本法人经营者・管理者从事活动的在留资格。2025年10月16日起施行的修订，将标准大幅收紧为资本金3000万日元以上、常勤职员1名以上、日语要求、经营经验或学历、事业计划专家确认、独立营业场所等新基准。对既有在留者设有过渡措施，可在2028年10月16日前申请，即便不完全符合新基准，也将结合经营状况等作综合判断。若涉及外资企业设立日本法人或派遣高管，建议参阅相关专项指南以确认最新要件。

其他就业类资格

此外还依职种设有相应在留资格，如面向外国料理厨师的”技能”、面向持有护理福祉士资格者的”护理”、面向大学教员的”教授”等。任何在留资格均无法涵盖的工作内容，将无法通过就业类资格接收，因此在录用计划阶段确认适配性至关重要。

06 企业方义务——雇用时的确认与申报

雇用外国人时，除在留资格的申请手续外，公司方面还需把握相应的确认・申报义务。

① 确认在留卡——雇用前的必查项目

另需注意，自2026年6月14日起，与个人编号卡一体化的“特定在留卡”已开始施行。该卡为自愿申领，现行样式的在留卡也继续有效，因此当前现行样式・新样式・特定在留卡将并存一段时间。虽然样式不同，但需确认的项目相同，建议将公司内部的身份核验手册按样式差异进行相应修订，以策稳妥。

雇用前须核对在留卡原件，确认以下3项内容：

• 在留资格与在留期限：是否已过期，拟安排的工作是否在该在留资格认可的范围内
• 是否有就业限制：”无就业限制”（身份类）、”仅可从事基于在留资格的就业活动”，或”不可就业”
• 资格外活动许可：若为”不可就业”（留学・家族滞在等），需核对卡片背面的资格外活动许可栏。留学生打工原则上每周不超过28小时（长期假期期间每日不超过8小时）

此外，还可通过出入国在留管理厅提供的”在留卡等编号失效信息查询”服务，核实所出示卡片的编号是否已失效。作为防范伪造卡片的措施，建议与原件核验一并进行。

② 外国人雇用状况申报——每次雇用・离职均须办理

雇用或员工离职外国人（特别永住者、持”外交””公用”在留资格者除外）时，依据《劳动政策综合推进法》，所有雇主均须将姓名、在留资格、在留期限等事项向公共职业安定所（Hello Work）申报。若纳入雇用保险被保险人范畴，须在资格取得申报书・丧失申报书中一并载明并提交（雇用为次月10日前，离职为自次日起10日内）；若不属于被保险人，则需用专用格式申报（雇用与离职均为次月末日前）。怠于申报或虚假申报，可能被处以30万日元以下罚款。

资料来源：厚生劳动省《关于外国人雇用状况申报》

③ 向入管提交《中长期在留者接收相关申报》（努力义务）

除向Hello Work申报外，雇主雇用持就业资格（”艺术””宗教””报道””技能实习””特定技能”者除外）的外国人，或终止雇用时，还应努力向出入国在留管理厅提交《中长期在留者接收相关申报》（属努力义务，不伴随罚则）。若已向Hello Work申报，部分情形可省略此项申报，建议提前理清本公司应履行哪种申报，以稳定运营。

资料来源：出入国在留管理厅《中长期在留者接收相关申报》

④ 跟进本人应办理的申报

持技人国等就业资格者本人，在缔约机构（工作单位）名称变更、消亡、合同终止、订立新合同之日起14日内，负有向出入国在留管理厅申报的义务（关于所属（缔约）机构的申报）。虽然义务人是本人，但漏报可能对本人下次更新或申请永住产生不利影响，建议公司方面在入职、离职时主动提醒。

⑤ 入职后的薪资・税务实务

入职后将开始涉及居民・非居民身份判定、预扣所得税、年末调整、税收协定适用等外国人雇用特有的薪资实务，需另行确认相关处理细则。

07 更新・转职・离职时的手续

在留期间更新——从期满前3个月开始准备

在留期间更新许可申请原则上可在在留期限届满日前3个月起受理。若在届满日前提出申请，即便审查期间超过届满日，在处分作出之时或自届满日起满2个月之日两者中较早的时点之前，均可依据特例期间制度合法在留。不过特例期间内出境存在再入境方面的风险等诸多运用注意事项，原则上仍应留出充裕时间尽早申请。

更新所需的主要材料包括申请书、照片、出示护照与在留卡，以及依企业类别而定的资料。技人国类别1・2原则上无需追加材料，而类别3・4则需提交居民税完税证明・纳税证明，以及反映业务内容・结算状况的资料等。更新审查会一并确认在留期间的活动情况及纳税、社会保险、申报义务的履行情况，居民税欠缴或未申报成为障碍的情形在实务中并不少见，建议更新前先行自查相关税务情况。

接收转职者——”同一在留资格所以无需处理”存在风险

持技人国资格者转职从事同类业务时，无需办理在留资格变更申请。但需注意以下两点：

• 本人申报：如前所述，缔约机构变更（原公司合同终止・新合同订立）之日起14日内的申报义务由本人承担
• 业务适配性确认：公司方面也应研判转职后的工作内容是否在在留资格范围内，如有疑问，可通过申请就劳资格证明书交付获得出入国在留管理厅的确认

取得就劳资格证明书并非义务，但可提前确认转职后的工作内容是否可就业，从而降低下次更新时才发现”实际从事的是在留资格范围外业务”的风险。若前后工作内容不同，或对专业相关性存有疑虑，值得考虑申请取得。

离职・回国时的应对

外国员工离职回国时，会涉及居民税一次性代扣、纳税管理人、预扣所得税、退保一次性给付金等诸多税务・社会保险相关手续，需另行确认具体处理方式。

08 常见的不予许可情形

入管审查是由申请方以材料证明其符合要件的机制。举证若不充分，将朝不予许可的方向发展，因此许多看似”明明符合要件却被拒”的案例，实际上问题出在举证设计上。就业类申请中实务上常见的情形如下：

• 工作内容适配性不足：业务实态被认定为以简单作业・一线现场工作为主（技人国申请中典型的不予许可类型）
• 与所学专业・履历的关联性不足：未能说明本人所学科目或职业经历与拟从事工作之间的联系
• 报酬同等性存疑：薪资设定低于从事同类业务的日本籍员工
• 公司稳定性・持续性存疑：新设公司或经营不佳，缺乏证明可持续经营与雇用的材料
• 雇用必要性存疑：相对于公司规模・业务量而言录用人数偏多等，雇用计划说明不自然
• 申请材料之间存在矛盾：雇用合同书、雇用理由书、本人履历书等记载内容不一致
• 本人在留状况不良：留学期间资格外活动超时（每周超过28小时）或存在违反申报义务等前科

需要强调的是，这些情形多数并非”不符合要件”，而是”未能以书面形式证明符合要件“。在雇用理由书中具体描述工作内容与履历的对应关系、以组织架构图或培训计划证明岗位的真实性等，举证设计的不同会直接影响审查结果。此外，一旦被不予许可，再次申请时审查将以该记录为前提，需针对不予许可理由补充说明，因此首次申请的设计至关重要。

09 委托专业人士的优势

就业签证的申请代理（准确而言是申请材料的制作及申请的转递）可委托已办理申请转递备案的行政书士等专业人士办理。从企业角度看，委托的优势主要有以下3点：

• 减轻出庭负担：由具备申请转递资格的行政书士转递申请时，原则上无需本人前往地方出入国在留管理局出庭
• 举证设计：基于前文的不予许可情形，可从审查角度设计雇用理由书、工作内容表述及佐证材料
• 日程与期限管理：可将从入职日倒推的申请时间设计，以及各员工在留期限・更新・申报的管理制度化

不过，委托专业人士并不等于承诺一定获批。判断依据主要在于：对于判断可能存在分歧的案件，对方能否同时说明风险与应对方案；以及万一未获许可时，能否协助确认理由并提出再次申请方针。

此外，外国人雇用并非仅办完在留资格手续即告完成，薪资・预扣所得税・社会保险・年末调整，乃至本人的个人所得税汇算清缴，相关税务・劳务实务仍将持续。ESPERANZA CONSULTING GROUP 由注册会计师・税务师・行政书士组成团队，可为客户提供从在留资格申请到入职后税务的一体化支持。

10 常见问题（FAQ）

Q. 在留资格认定证明书（COE）是什么？和”签证”有区别吗？

COE是法务大臣在外国人入境前，就其拟在日从事的活动是否符合上陆条件出具的证明文件。而签证（査证）是海外的日本大使馆・领事馆为入境所签发的证明，两者是不同的手续。海外录用时，标准流程是先取得COE交付，再申请签证，COE有效期原则为3个月，标准处理期限为1〜3个月（截至2026年7月）。

Q. 从申请COE到入职，大约需要预留多长时间？

标准处理期限为1〜3个月，加上此前的材料准备、之后的签证申请与出行准备，从录用到入职大致需预留3〜6个月左右，建议从预定入职日倒推尽早行动。具体会因申请高峰期及案件内容有所前后浮动。

Q. 应届录用留学生时，公司需要做什么？

本人需办理从”留学”变更为技人国等在留资格的许可申请，公司方面需准备雇用合同书、登记事项证明书、结算文件、雇用理由书等企业方材料以配合申请。由于变更获批前不可开始工作，需注意协调入职日与审查期间。此外，若在校期间打工超出资格外活动许可范围（原则上每周不超过28小时），可能对变更审查产生不利影响。

Q. 外国员工的家人也能来日本吗？

持技人国等就业资格员工所抚养的配偶・子女，有可能以”家族滞在”在留资格获准来日。家族滞在原则上不可就业，仅可在获得资格外活动许可的范围内打工等。若将其纳入抚养范围，税务与社会保险方面的处理需另行确认。

Q. 录用持技人国资格的转职者，是否无需办理签证手续？

若从事同类业务，则无需办理在留资格变更申请。但本人负有关于缔约机构的申报义务（14日内），公司则负有外国人雇用状况申报义务（向Hello Work申报）。若前后工作内容不同，建议通过申请就劳资格证明书交付，事先确认新工作内容是否在在留资格范围内，以降低下次更新时的风险。

11 总结

接收外国员工，可按以下思路梳理：①确认拟录用岗位与在留资格是否适配；②判断路径（海外招揽的COE路线・境内变更・转职者申报）；③雇用时核验在留卡并办理外国人雇用状况申报；④入职后的更新・申报・期限管理。入管审查在举证不足时将趋向不予许可，雇用理由书及佐证材料的设计将左右结果。而在留资格手续完成后，薪资・预扣所得税・年末调整・个人所得税汇算清缴等税务实务仍将持续。相关制度今后仍可能变化（如特定技能领域新增、经营・管理新基准、COE电子化等），本页将随修订持续更新。如需就具体申请方案或公司内部体制建设进行咨询，欢迎通过下方联系方式与我们联络。