外籍员工工资、预扣税和年终调整｜HR实务中应首先检查的要点【HR涉外税务②】
01按居住身份划分的预扣税流量
预扣税的方法根据居住身份的类型而有所不同。请检查下面的流程。
常规预扣税
根据就业收入的预扣税金额表（月表）
年底调整
当心
国内付款通常需缴纳预扣税
海外母公司薪酬/RSU 需要确定汇款税
年终调整适用，但可能需要单独纳税申报表。
20.42% 预扣税
统一20.42%预扣税
不进行年末调整
根据税收协定申请减免的可能性
1. 人力资源环境中经常发生的事情：个性化风险的真正本质
HR负责外籍员工A的年终调整。我使用从前任那里继承的 Excel 继续执行此过程，并说：“这就是我去年所做的”，但 A 先生的家属住在他的祖国。没有人知道文件要求已经改变。
这并不是一个不寻常的案例。外籍雇员的税务待遇趋于个性化有以下三个原因。
信息被分割
职责划分为人力资源、薪资、会计和法律事务，总部薪酬、受限制单位和海外家庭信息并未集中管理。
法律修改跟不上
2016年和2021年，居住在海外的受抚养亲属的文件要求不断修订。并非每年都适用同样的待遇。
负责人变更时重置
流程仍在继续进行，因为“我的前任做到了”，但没有人能解释其理由。
外籍员工税务处理失误，不仅会导致额外缴税和罚款，还会影响员工的签证续签审查（其纳税状况被检查），甚至影响公司的信誉。 “负责人换了就不清楚”的情况是企业不能忽视的风险。
===== 第 2 部分：为什么它很复杂 =====
2、为什么外籍员工的办理这么复杂？
当对外国员工实行与日本员工相同的待遇时，就会出现问题。税法的分类和征税范围不取决于“国籍”，而是取决于“实际居留和职业状况”是从.
HR人员应该注意三个重大转折点。
| 要检查的分支点 | 为什么这很重要 | 受影响的进程 |
|---|---|---|
| ①居民或非居民 | 即使你在国内工作，如果你不是居民，你也要缴纳20.42%的单独税。 | 预扣税率、年末调整的可能性 |
| ② 永久居民还是非永久居民？ | 应纳税所得额（包括境外所得）范围将发生变化。 | 海外薪酬、RSU 和股息的税务确定 |
| ③ 是否有适用的税收协定？ | 条约可能会降低预扣税税率 | 预扣税金额、通知的必要性 |
在不检查这些分支的情况下进行年终调整是这就像设置导航而不检查目的地一样。是。 “只是像日本人一样对待”是站不住脚的。
===== 第三部分：分类判断 =====
3、HR首先要查：居民、非居民、非永久居民的分类
确定居民/非居民身份的标准
判断的标准不是“国籍”，而是在日本的实际居留状态。
| 分类 | 要求 | 工资税 |
|---|---|---|
| 居民 | 在日本有住所或在日本居住1年以上 | 作为就业收入征税（正常预扣税） |
| 非居民 | 上述以外的情况（短期外派、出差等） | 仅对国内来源收入征收 20.42% 的单独预扣税 |
如果在抵达日本时完成地址登记，则该人将被视为“居民”。
因为您是外国人而说您是非居民是不正确的。即使您刚刚加入公司，如果您注册了地址，您将被视为居民，税款将作为正常就业收入扣缴。如果您作为非居民按20.42%预扣税，您将被多征税款，并且无法进行年终调整。
对于居民来说更重要的是“非永久居民”类别
如果确定是居民，进一步“永久居民” “非永久居民”分为许多外籍雇员在抵达日本后5年内属于“非永住者”范畴，其应纳税所得额范围也各不相同。
| 分类 | 要求 | 征税范围 |
|---|---|---|
| 永久居民 | 非常住者以外的居民（日本人、永住者等） | 全球收入 |
| 非永久居民 | 您没有日本国籍，并且过去10年中在日本居住的时间不足5年。 | 境内支付/境内汇款境内来源收入+境外来源收入 |
===== 第 4 部分：工资边界 =====
4. 与工资/薪资的联系：预扣税可能被忽视的边界
HR经理最担心的是“公司预扣税义务的范围是什么，员工的自我报告从哪里开始？”这是边界。
HR 应了解的预扣税做法
人们通常认为，海外母公司直接授予的RSU（限制性股票单位）不需要处理，因为该公司不参与其中。但公司负责扣留在日本工作期间对应归属的部分。有一个案例。如果您的人力资源代表不知道您的 RSU 的状态，您可能需要稍后提交修改后的申报表。
→ 单击此处了解 RSU 税务 HR 的说明（单独的文章）
===== CTA 2（中）=====
如果您觉得HR人员很难做出“个人判断”
您是居民、非永久居民还是非居民的确定取决于您的居住身份、抵达日期、国籍和居留时间。此外，当涉及到工资、薪资、总部薪酬和 RSU 时，仅靠 HR 的判断是有限的。我们将在初次咨询期间（30-60 分钟）帮助您整理当前情况。
===== 第 5 部分：年终调整点 =====
5、年终调整时HR常忽视的五点
年底可能调整
- 截至12月31日的居民
- 已提交家属扣除表
- 本年度在日本领取工资
年末调整不可能
- 年中出境（变更为非居民）
- 您尚未提交家属等免税表格。
- 从两个或多个地点收到工资
常被忽视的5点
===== 第 6 部分：专家参与的时机 =====
6. 企业应尽早咨询外部专家的情况
无需将外籍员工的所有税务事务委托给外部专家。但如果存在以下任何一种情况，则内部判断就会受到限制。
如果是这种情况，我们建议尽早咨询。
- 一些员工从海外母公司获得受限制单位、股票期权和住房补贴。
- 我有一名员工属于非永久居民类别，但我不知道确切的纳税范围。
- 加入公司、离开日本、年中返回工作岗位的情况有多种，处理方式根据个人情况决定。
- 无法确认是否已提交有关税收协定适用的通知。
- 对过去的处理缺乏信心，税务审计期间风险不明确
- 外籍员工的信息分为人力资源部、薪资部和会计部，目前尚不清楚谁拥有完全控制权。
===== 第 7 部分：清单 =====
7. 人力资源专业人员的内部清单
如果即使有一个答案是“否/未知”，则有必要咨询专家或审查内部流程。
- 是否有所有外籍雇员的居民/非居民认定记录？
- 了解非永久居民雇员并管理纳税范围（外国收入的处理）
- 我们每年收集并保存所有外籍员工的“家属扣除（转移）申报表”。
- 我们每年都会向有海外赡养亲属的员工收集家庭相关文件和汇款文件。
- 明确了 RSU 和股票期权等股票报酬的纳税时间和扣缴政策。
- 提交和管理有关适用税收协定的员工的通知。
- 我们为计划在年内离开日本的员工提供有关离境时的税务手续（半最终纳税申报表和税务管理员）的指导。
- 外籍员工的薪酬信息由人力资源、薪资和会计部门集中管理。
===== 第 8 部分：总结 =====
八、总结：“组织、诊断、回顾”3步
外籍员工工资、扣缴来源及年终调整处理错误一个判断错误可能会导致多年的纳税申报表修改、额外税收以及员工之间失去信任。然而，其中许多问题可以通过采取三个步骤来预防：“组织、诊断和审查。”
===== CTA 3（结束：机会）=====
/心电图包裹
外籍员工的年终调整程序是否可以与日本员工相同？
尽管基本程序相同，但征税范围根据您是居民、非居民或非永久居民而有所不同。非永久居民应注意，在国内支付或汇出的外国来源收入部分需要纳税。
外籍员工代扣税时常犯的错误有哪些？
最常见的情况是向非居民付款适用居民税率，以及未能对海外母公司的受限制股份单位和股票报酬预扣税款。特别是，RSU 可能要求公司预扣税款。
如果年中外籍员工加入公司，年终调整会怎样？
需要提交以前工作的扣缴单，但以前在海外的工作不能纳入年终调整。如果您有海外收入，则需要单独提交纳税申报表。
02人力资源环境中经常发生的事情：个性化风险的真正本质
HR负责外籍员工A的年终调整。我使用从前任那里继承的 Excel 继续执行此过程，并说：“这就是我去年所做的”，但 A 先生的家属住在他的祖国。没有人知道文件要求已经改变。
这并不是一个不寻常的案例。外籍雇员的税务待遇趋于个性化有以下三个原因。
信息被分割
职责划分为人力资源、薪资、会计和法律事务，总部薪酬、受限制单位和海外家庭信息并未集中管理。
法律修改跟不上
2016年和2021年，居住在海外的受抚养亲属的文件要求不断修订。并非每年都适用同样的待遇。
负责人变更时重置
流程仍在继续进行，因为“我的前任做到了”，但没有人能解释其理由。
外籍员工税务处理失误，不仅会导致额外缴税和罚款，还会影响员工的签证续签审查（其纳税状况被检查），甚至影响公司的信誉。 “负责人换了就不清楚”的情况是企业不能忽视的风险。
03为什么外籍员工的办理这么复杂？
当对外国员工实行与日本员工相同的待遇时，就会出现问题。税法的分类和征税范围不取决于“国籍”，而是取决于“实际居留和职业状况”是从.
HR人员应该注意三个重大转折点。
| 要检查的分支点 | 为什么这很重要 | 受影响的进程 |
|---|---|---|
| ①居民或非居民 | 即使你在国内工作，如果你不是居民，你也要缴纳20.42%的单独税。 | 预扣税率、年末调整的可能性 |
| ② 永久居民还是非永久居民？ | 应纳税所得额（包括境外所得）范围将发生变化。 | 海外薪酬、RSU 和股息的税务确定 |
| ③ 是否有适用的税收协定？ | 条约可能会降低预扣税税率 | 预扣税金额、通知的必要性 |
在不检查这些分支的情况下进行年终调整是这就像设置导航而不检查目的地一样。是。 “只是像日本人一样对待”是站不住脚的。
04HR首先要查：居民、非居民、非永久居民的分类
确定居民/非居民身份的标准
判断的标准不是“国籍”，而是在日本的实际居留状态。
| 分类 | 要求 | 工资税 |
|---|---|---|
| 居民 | 在日本有住所或在日本居住1年以上 | 作为就业收入征税（正常预扣税） |
| 非居民 | 上述以外的情况（短期外派、出差等） | 仅对国内来源收入征收 20.42% 的单独预扣税 |
如果在抵达日本时完成地址登记，则该人将被视为“居民”。
因为您是外国人而说您是非居民是不正确的。即使您刚刚加入公司，如果您注册了地址，您将被视为居民，税款将作为正常就业收入扣缴。如果您作为非居民按20.42%预扣税，您将被多征税款，并且无法进行年终调整。
对于居民来说更重要的是“非永久居民”类别
如果确定是居民，进一步“永久居民” “非永久居民”分为许多外籍雇员在抵达日本后5年内属于“非永住者”范畴，其应纳税所得额范围也各不相同。
| 分类 | 要求 | 征税范围 |
|---|---|---|
| 永久居民 | 非常住者以外的居民（日本人、永住者等） | 全球收入 |
| 非永久居民 | 您没有日本国籍，并且过去10年中在日本居住的时间不足5年。 | 境内支付/境内汇款境内来源收入+境外来源收入 |
05与工资单/工资单的联系：预扣税可能被忽视的边界
HR经理最担心的是“公司预扣税义务的范围是什么，员工的自我报告从哪里开始？”这是边界。
HR 应了解的预扣税做法
人们通常认为，海外母公司直接授予的RSU（限制性股票单位）不需要处理，因为该公司不参与其中。但公司负责扣留在日本工作期间对应归属的部分。有一个案例。如果您的人力资源代表不知道您的 RSU 的状态，您可能需要稍后提交修改后的申报表。
→ 单击此处了解 RSU 税务 HR 的说明（单独的文章）
如果您觉得HR人员很难做出“个人判断”
您是居民、非永久居民还是非居民的确定取决于您的居住身份、抵达日期、国籍和居留时间。此外，当涉及到工资、薪资、总部薪酬和 RSU 时，仅靠 HR 的判断是有限的。我们将在初次咨询期间（30-60 分钟）帮助您整理当前情况。
06年终调整时HR常忽视的5点
年底可能调整
- 截至12月31日的居民
- 已提交家属扣除表
- 本年度在日本领取工资
年末调整不可能
- 年中出境（变更为非居民）
- 您尚未提交家属等免税表格。
- 从两个或多个地点收到工资
常被忽视的5点
07企业应尽早咨询外部专家的案例
无需将外籍员工的所有税务事务委托给外部专家。但如果存在以下任何一种情况，则内部判断就会受到限制。
如果是这种情况，我们建议尽早咨询。
- 一些员工从海外母公司获得受限制单位、股票期权和住房补贴。
- 我有一名员工属于非永久居民类别，但我不知道确切的纳税范围。
- 加入公司、离开日本、年中返回工作岗位的情况有多种，处理方式根据个人情况决定。
- 无法确认是否已提交有关税收协定适用的通知。
- 对过去的处理缺乏信心，税务审计期间风险不明确
- 外籍员工的信息分为人力资源部、薪资部和会计部，目前尚不清楚谁拥有完全控制权。
08人力资源人员的内部清单
如果即使有一个答案是“否/未知”，则有必要咨询专家或审查内部流程。
- 是否有所有外籍雇员的居民/非居民认定记录？
- 了解非永久居民雇员并管理纳税范围（外国收入的处理）
- 我们每年收集并保存所有外籍员工的“家属扣除（转移）申报表”。
- 我们每年都会向有海外赡养亲属的员工收集家庭相关文件和汇款文件。
- 明确了 RSU 和股票期权等股票报酬的纳税时间和扣缴政策。
- 提交和管理有关适用税收协定的员工的通知。
- 我们为计划在年内离开日本的员工提供有关离境时的税务手续（半最终纳税申报表和税务管理员）的指导。
- 外籍员工的薪酬信息由人力资源、薪资和会计部门集中管理。
09总结：“组织、诊断、回顾”3步
外籍员工工资、扣缴来源及年终调整处理错误一个判断错误可能会导致多年的纳税申报表修改、额外税收以及员工之间失去信任。然而，其中许多问题可以通过采取三个步骤来预防：“组织、诊断和审查。”